Memasuki periode krusial seperti menjelang Kartu Rencana Studi KRS, pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan PKL, atau saat memulai skripsi, momen ketemu dosen pembimbing atau dosen mata kuliah jadi penting banget. Kadang, buat minta ketemu atau bimbingan itu, kita perlu menghubungi dosennya duluan lewat chat, misalnya di WhatsApp.
Nah bagian ini nih yang bikin beberapa mahasiswa deg-degan atau malah bingung harus nulis apa biar sopan dan pesannya nyampe. Jangan khawatir kok ini pengalaman umum yang dialami banyak mahasiswa. Sebenarnya menghubungi dosen itu tidak sesulit yang dibayangkan asalkan tahu cara dan etika yang tepat.
Chat dosen untuk minta bimbingan itu intinya adalah komunikasi yang efektif dan sopan. Kamu mau minta waktu mereka yang berharga jadi pastikan pesanmu jelas dan menghargai. Berikut panduan simpel yang bisa kamu ikuti.
Daftar Isi
1. Siapkan Dulu Tujuan Bimbingan
Langkah pertama sebelum kamu ngetik pesan adalah pastikan kamu tahu persis kenapa kamu mau bimbingan dan materi atau masalah apa yang ingin kamu diskusikan.
Rangkum poin-poin spesifik yang membuatmu bingung butuh penjelasan tambahan atau pertanyaan-pertanyaan yang perlu jawaban dari dosen. Mengetahui tujuan bimbinganmu secara spesifik itu sangat penting agar waktu bimbinganmu jadi lebih efektif dan dosen bisa langsung fokus memberikan arahan atau solusi yang tepat.
Dengan begitu kamu tidak membuang-buang waktu dosen atau waktu bimbinganmu sendiri dan kamu benar-benar mendapatkan solusi atau pemahaman yang kamu cari.
2. Susun Struktur Chat dengan Tepat
Saatnya menyusun pesan ikuti format chat yang sopan dan informatif layaknya komunikasi formal.
Mulai dengan salam yang sesuai waktu misalnya “Selamat Pagi Bapak/Ibu [Nama Dosen]” perkenalkan diri sebutkan nama lengkapmu NIM dan prodi apa lalu langsung sampaikan tujuanmu kamu ingin bimbingan mata kuliah apa atau terkait skripsi topik apa.
Struktur pesan yang jelas dan berurutan ini sangat membantu dosen untuk langsung mengenali siapa kamu dan apa maksud atau tujuanmu tanpa perlu lagi bertanya-tanya atau menebak-nebak. Pesanmu jadi lebih cepat direspon karena dosen bisa langsung memahami konteksnya dan kamu pun terlihat profesional serta menghargai waktu beliau dengan menyampaikan informasi yang relevan di awal.
3. Ajukan Permohonan Waktu Bimbingan
Setelah menyampaikan maksudmu dengan jelas saatnya mengajukan permohonan untuk bertemu atau bimbingan.
Tulis permohonanmu dengan sopan dan jelas misalnya “Sehubungan dengan hal tersebut mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk memberikan bimbingan” lalu tanyakan kapan kira-kira beliau ada waktu luang untuk bisa bertemu sampaikan juga bahwa kamu siap menyesuaikan dengan jadwal kosong beliau.
Mengajukan permohonan waktu yang spesifik tapi juga menunjukkan fleksibilitasmu dalam menyesuaikan jadwal dosen itu sangat memudahkan beliau untuk mencarikan waktu di tengah padatnya kesibukan mereka.
Dengan bersikap fleksibel dalam penentuan jadwal peluangmu mendapatkan waktu bimbingan akan jauh lebih besar dan dosen pun menghargai inisiatif serta pengertianmu dalam mengatur pertemuan.
4. Tunjukkan Sikap Sabar Menunggu Respon
Setelah pesan terkirim tahap selanjutnya adalah bersabar menunggu balasan dari dosen. Dosen memiliki banyak urusan dan mungkin tidak selalu bisa langsung membalas pesanmu saat itu juga jadi hindari spam chat dengan mengirim pesan berulang-ulang dalam waktu singkat hanya karena belum dibalas.
Jika dalam rentang waktu yang wajar misalnya 1×24 jam di hari kerja kamu belum mendapat balasan kamu bisa mencoba menghubungi kembali dengan kalimat yang tetap santun misalnya “Mohon izin mengingatkan kembali Bapak/Ibu terkait permohonan bimbingan sebelumnya”.
Menunjukkan kesabaran dan kesopanan dalam menunggu respon itu sangat penting ini mencerminkan etika komunikasimu dan menghargai kesibukan dosen. Kesabaran dan sikap yang baik akan meninggalkan kesan positif dan membuat dosen lebih nyaman untuk berkomunikasi serta berinteraksi denganmu di kemudian hari.
Contoh Chat WA Simpel
Selamat Pagi Bapak Adi
Saya [Nama Lengkapmu] NIM [NIM-mu] mahasiswa Program Studi [Nama Prodmu] angkatan [Angkatanmu].
Mohon izin mengganggu waktu Bapak sebentar.
Saya ingin memohon waktu untuk bimbingan terkait mata kuliah [Nama Mata Kuliah] yang Bapak ampu ada beberapa konsep yang ingin saya diskusikan lebih lanjut. Mohon informasi kapan kiranya Bapak ada waktu luang untuk saya bisa menghadap kepada Pak Adi. Saya siap menyesuaikan dengan jadwal Bapak.
Atas perhatian dan kesediaan waktu Bapak saya ucapkan terima kasih banyak.
Hormat saya
[Nama Lengkapmu]
Ringkasan
Menghubungi dosen via chat untuk bimbingan itu sebenarnya simpel kuncinya ada pada persiapan yang matang pesan yang jelas dan sopan serta kesabaran menunggu balasan. Tentukan dulu apa yang mau kamu diskusikan susun pesanmu dengan struktur yang baik perkenalkan diri dan sampaikan tujuanmu ajukan permohonan waktu dengan fleksibel dan bersabarlah menunggu respon beliau.
Dengan menerapkan panduan sederhana ini proses pengajuan bimbinganmu akan berjalan lancar dan kamu bisa mendapatkan arahan yang dibutuhkan. Jangan ragu untuk melangkah ya semangat mencari bimbingan.
Baca juga:
