Organisasi mahasiswa selalu menjadi salah satu tempat penting bagi para mahasiswa untuk mengembangkan diri dan berkontribusi dalam kegiatan kampus. Salah satu divisi yang sangat penting dalam sebuah organisasi mahasiswa adalah Divisi Acara. Divisi ini memiliki peran yang krusial dalam menyelenggarakan berbagai acara dan kegiatan yang melibatkan mahasiswa. Tida hanya dalam organisasi acara, tetapi juga dalam setiap event penting himpunan dan organisasi.
Di dalam artikel ini, Kak Ambis akan membahas tugas-tugas utama yang ada dalam jobdesk Divisi Acara dalam sebuah organisasi mahasiswa. Cocok nih buat kalian mahasiswa yang tidak cuma Ambis di kelas, tetapi juga Ambis di lapangan.
1. Perencanaan Acara Secara Matang
Salah satu tugas utama Divisi Acara adalah merencanakan acara-acara yang akan diselenggarakan oleh organisasi mahasiswa. Ini mencakup pemilihan tema, tanggal, tempat, dan agenda acara. Divisi ini harus memastikan bahwa setiap detail acara telah dipikirkan dengan matang agar berjalan lancar.
2. Melakukan Koordinasi dengan Pihak Penting
Divisi Acara bertanggung jawab untuk berkoordinasi dengan berbagai pihak terkait, termasuk pihak kampus, sponsor, dan pihak eksternal jika diperlukan. Mereka harus memastikan bahwa semua persiapan terkait acara berjalan dengan baik dan sesuai dengan rencana.
3. Melakukan Manajemen Anggaran yang Tepat Guna
Penting bagi Divisi Acara untuk mengelola anggaran yang telah ditetapkan untuk setiap acara. Mereka harus membuat perencanaan anggaran yang cermat dan memastikan bahwa pengeluaran selama acara sesuai dengan rencana.
4. Memberikan Rekomendasi Pemasaran dan Promosi
Agar acara berhasil, Divisi Acara harus melakukan pemasaran dan promosi yang efektif. Mereka dapat menggunakan berbagai media, seperti media sosial, poster, dan undangan, untuk mempromosikan acara kepada mahasiswa dan masyarakat umum.
5. Koordinasi untuk Kebutuhan Logistik
Divisi ini harus mengatur semua kebutuhan logistik untuk acara, termasuk pengadaan peralatan, pengaturan tempat, perizinan, dan segala sesuatu yang diperlukan agar acara berjalan lancar.
Biasanya, masalah logistik ini juga bisa dikoordinasikan dengan tim terkait seperti tim perkap alias perlengkapan. Jadi, tidak perlu semuanya dikerjakan sendiri, tetapi harus tau juga apa yang perlu dikoordinasikan.
Baca juga: Alasan Masuk Divisi Perkap
6. Melakukan Kepemimpinan Kepada Tim
Divisi Acara akan bekerja dengan tim yang terdiri dari mahasiswa yang memiliki beragam peran. Oleh karena itu, mereka juga harus memiliki kemampuan kepemimpinan yang baik untuk memotivasi tim dan memastikan semua tugas dilaksanakan dengan baik.
7. Melakukan Evaluasi Acara
Setelah acara selesai, Divisi Acara harus melakukan evaluasi untuk mengevaluasi kesuksesan acara dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki untuk acara berikutnya. Evalusasi ini harus dilakukan secara holistik untuk semua divisi sehingga bisa menggali apa yang kurang dan yang sudah baik selama pelaksanaan.
Nah, dari keselurhan yang sudah Kak Ambis bahas di atas, dapat disimpulkan bahwa divisi acara ini dalam sebuah organisasi mahasiswa memiliki peran yang sangat penting dalam mengorganisir dan menyelenggarakan berbagai acara dan kegiatan yang memperkaya pengalaman mahasiswa di kampus.
Dengan menjalankan tugas-tugas ini dengan baik, Divisi Acara dapat menciptakan momen-momen berharga bagi mahasiswa dan berkontribusi dalam memperkuat ikatan sosial di antara mereka.
Baca juga artikel dari Kak Ambis tentang divisi-divisi ini.
