Banyak pilihan divisi kepanitiaan atau organisasi, tapi ini penjelasan alasan memilih divisi kesekretariatan yang jarang dibahas. Nah, khusus hari ini, kita bahas sampai tuntas mengenai divisi yang satu ini dan menjadi pendamping khusus bagi ketua-ketua panitia dan organisasi.
Apa itu Divisi Kesekretariatan?
Sebelum jauh membahas alasan, kita mengenal dulu dari definisi. Takutnya, ada perbedaan arti karena beda penyebutan saja antar wilayah. Nah, secara umum, divisi kesekretariatan merupakan bagian dalam organisasi dan kepantiaan yang mengerjakan hal-hal terkait dengan dokumen, pencatatan dan pelaporan.
Tugas Divisi Kesekretariatan
Pada umumnya, divisi ini dikenal dengan sekretaris. Jadi, tugasnya antara lain sebagai berikut.
- Menangani masalah kebutuhan surat keluar organisasi/kepanitiaan
- Bertanggung jawab atas pengarsipan, surat menyurat dan dokumentasi administrasi lainnya
- Mewujudkan rasa tanggung jawab untuk menciptakan sekret yang bersih, aman dan damai
- Membuat proposal untuk kerjasama antar organisasi dan juga dalam organisasi
- Serta pencatatan log book jika diperlukan
Alasan Memilih Divisi Kesekretariatan
Pada tahap wawancara, pasti akan ditanyakan mengapa memilih divisi ini sedangkan banyak divisi lain yang diminati lebih banyak? Nah, jika bingung menjawab pertanyaan wawancara divisi kesekretariatan yang seperti ini, silakan bisa membaca beberapa alasan ini.
1. Rajin dan Teliti
Alasan pertama, kalian harus rajin dan teliti sebab masalah sekretaris ini sangat redaksional dalam teks. Jadi, sebagai seorang sekretaris ya wajib tau bagaimana cara membuat dokumen yang sesuai dengan standar dan aturan serta melihat detail-detail yang harus konsisten dalam setiap pembuatannya.
Oleh karena itu, ketelitian dan rajin menajdi bahan pertama supaya kalian lolos dalam seleksi wawancara ini.
2. Menguasai Microsoft
Kedua, kalian jika ingin gabung memilih divisi kesekretariatan ini harus bisa menggunakan microsoft word, microsoft excel dan power point dengan baik dan benar. Sebab, banyak sekali LPJ, surat dan dokumen yang harus disusun dengan baik dan dilaporkan di atasan.
Selain itu, manajemen arsip juga penting. Nilai tambah zaman sekarang, yaitu menguasai Google Sheet dan Google Docs dengan baik. Sebab, sekarang ini semua serba online.
3. Sedia Setiap Saat
Yaps, kadang pembuatan MoU, Surat, Dokumen dan lainnya dibutuhkan secara mendadak. Sebagai seorang yang masuk dalam divisi ini, wajib banget untuk support tim supaya mendapatkan kerjasama yang baik dengan memberikan respon cepat terkait persyuratan. Jadi, yaaaa harus siap ya.
Nah, itulah penjelasan mengenai tugas dan alasan memilih divisi kesekretariatan yang siapa tau bisa membantu kalian lolos seleksi wawancara dan aktif dalam organisasi. Yuk, simak tips kuliah lainnya berikut ini.
- 3 Alasan Utama Masuk Divisi Danus
- Alasan Memilih Divisi Kaderisasi
- Alasan Memilih Divisi Sosial Masyarakat
- Senat Mahasiswa: Pengertian & Tugas di Kampus
